Nie do końca techniczny poradnik zlotowy

Harcerki i harcerze z całego okręgu, oczywiście także gromady zuchowe i drużyny wędrownicze, wspólne ogniska, gry, targi zastępów, a 3 maja uroczysta Msza Św. Nasz okręg miał spotkać się na zlocie. Ja byłem kwatermistrzem i razem z resztą zespołu zlotowego szykowaliśmy to spotkanie już od prawie roku. Jednak rozwijająca się epidemia zmusiła nas do odwołania wydarzenia.

Spis treści

Wstęp. 2

PRZEMYŚLENIA KWATERMISTRZOWSKIE. 2

Planowanie. 2

Zaproszenie drużyn. 3

Finanse – nie da się za tanio. 3

Dofinansowanie. 4

Budowanie zespołu kwatermistrzowskiego. 4

Decyzja o odwołaniu. 5

REFLEKSJE.. 5

Duże wydarzenia w trakcie epidemii 5

Nie na wszystkim będziecie się znać. 5

Co zrobić lepiej 6

Podsumowanie. 6

Michał Mazur

 

Wstęp

Pamiętacie zeszłoroczną majówkę? Jakie mieliście na nią plany? Może mieliście pojechać na biwak z drużyną, a może z całym szczepem? Mój weekend majowy jawił się tak:

Harcerki i harcerze z całego okręgu, oczywiście także gromady zuchowe i drużyny wędrownicze, wspólne ogniska, gry, targi zastępów, a 3 maja uroczysta Msza Św. Nasz okręg miał spotkać się na zlocie. Ja byłem kwatermistrzem i razem z resztą zespołu zlotowego szykowaliśmy to spotkanie już od prawie roku. Jednak rozwijająca się epidemia zmusiła nas do odwołania wydarzenia.

Jako, że zlot się nie odbył i mija kolejna majówka, kiedy nie możemy go przeprowadzić, chcę podzielić się paroma przemyśleniami oraz technicznymi radami dla tych, którzy jeszcze nie mają doświadczenia w organizowaniu wydarzeń tego typu.

PRZEMYŚLENIA KWATERMISTRZOWSKIE

Planowanie

Na pewno dla każdego jest oczywiste, że przygotowania trzeba rozpocząć z odpowiednim wyprzedzeniem. Najpierw rozplanować, co będzie do zrobienia i umieścić to w czasie, czyli stworzyć harmonogram przygotowań. Wiadomo, że później pilnowanie się wyznaczonych na początku terminów będzie miało istotny wpływ na efekt pracy. Znaczącą zaletą posiadania dużego zapasu czasowego jest dużo większy wybór rozwiązań różnych kwestii, czy będzie to dotyczyło składania wniosków o dotację, czy rozmów o miejscach, gdzie będziecie załatwiać nocleg, czy różnych pomniejszych spraw.

Jest też normalne, że po drodze spotykamy nieprzewidziane przeszkody, niezależne od nas, które mogą zmusić do przesunięcia jakiegoś terminu. Jednak planując wszystko z wyprzedzeniem, o którym wspomniałem na początku, zwiększamy szansę, że uda się przygotowania przeprowadzić według ustalonego na początku harmonogramu.

 

Co na pewno jest istotne i może wpływać na inne terminy?

 

Załóżmy, że mamy już pomysł na nasz zlot lub inne wydarzenie. W naszych głowach układa się konkretna wizja tego co zrobimy i przede wszystkim mamy ustalony termin wydarzenia. I co dalej? Według mnie trzeba zacząć od preliminarza. Wtedy okaże się, że aby wycenić szykowaną imprezę, pociągnie to za sobą różne aspekty przygotowań.

Będzie trzeba określić czy i skąd mamy szanse na dofinansowanie zlotu, więc to już może dać nam określone terminy, np.: do kiedy musimy złożyć wnioski o dotacje.

Sprawdzimy dostępne możliwości miejsca zakwaterowania uczestników, żeby poznać realne koszty. Podobnie będzie z wyżywieniem, zlotowymi gadżetami itd. Wynika z tego, że na etapie planowania finansów już będzie trzeba zająć się wieloma sprawami.

 

Zaproszenie drużyn

Myślę, że zaproszenia to coś dużo więcej niż uprzejma i kulturalna forma poinformowania drużyn o nadchodzącym zlocie. Są one ważne pod kątem przygotowań. Najpóźniej powinny być wysłane w wakacje poprzedzające wydarzenie, bo wtedy drużynowi piszą plany pracy na kolejny rok. Jeśli dostaną zaproszenie, zanim napiszą plan pracy, to mogą od razu to zaplanować i nie będzie sytuacji, że w trakcie roku harcerskiego będą musieli coś przekładać lub że nie przyjadą, bo już nie będą chcieli zmienić swoich planów. Najlepiej zróbcie to w czerwcu, zanim zaczną się obozy.

Tutaj nasuwa się prosty wniosek. Skoro zaproszenia dla drużyn mają być gotowe przed wakacjami, to znaczy, że będzie trzeba podać w nich w jakie miejsce ich zapraszamy, w jakim terminie, jaki będzie koszt, czy są jakieś warunki zgłoszeń oraz ew. obowiązujące terminy (wpłat, zadań przedzlotowych itp.). Możliwe, że którejś z tych informacji nie podacie na początku i będziecie przekazywać kolejne informatory zlotowe, gdzie je zawrzecie, ale te informacje mogą wpłynąć na decyzje drużynowych o tym, czy pojechać na zlot.

Dobrą praktyką, która może ułatwić przygotowania, jest zrobienie wstępnej ankiety wśród drużyn, jeszcze na etapie najbardziej początkowej fazy planowania. Dowiecie się, ile drużyn jest zainteresowanych, ile osób może pojechać. Możecie też spytać, czy czegoś by oczekiwali, albo czy podoba im się jakiś pomysł. Oczywiście nie trzeba, to wasz wybór, ale wstępne rozeznanie może Wam pomóc w tych przygotowaniach jeszcze zanim roześlecie zaproszenia.

 

Wiemy już, że preliminarz „zmotywuje” nas do researchu dostępnych rozwiązań, może nawet do wstępnego załatwienia pewnych spraw. Dzięki temu będziemy mogli określić cenę zlotu i podać ją w zaproszeniu. Zaproszenia są ważne i także warunkują część terminów oraz przygotowań, dlatego dobrze mieć to na uwadze już na początku.

Finanse – nie da się za tanio

Nie chcę rozwijać tego tematu mocniej, bo dotyczy wszystkich działań w harcerstwie, ale myślę, że w wielu przypadkach organizując biwak, kurs lub zlot chcielibyśmy dać możliwość harcerzom pojechać za jak najniższą cenę.

„Przecież będziemy spać w namiotach i sami gotować obiady – musi być tanio”

Dobrze, że jest w nas chęć organizowania harcerskich wyjazdów w przystępnych cenach, ale pamiętajmy, że nie możemy popadać w skrajności. Zrobienie wydarzenia zbyt drogiego może być tak samo niewłaściwe, jak zrobienie go zbyt tanio. Może się skończyć tak, że nie tylko organizatorzy poczują trudność sytuacji, kiedy budżet jest ograniczony bardziej niż powinien. Także uczestnicy mogą to odczuć, kiedy koszty muszą być gdzieś obcięte. Będą mniej zadowoleni z jedzenia, albo nie dostaną pamiątkowych koszulek, albo nie będzie nagród za grę główną. To trudne wybory.

Musimy pamiętać, że są koszty, których nie unikniemy, jeśli chcemy zorganizować wydarzenie, gdzie dobrze zadbamy o uczestników. Dlatego przy tworzeniu preliminarza i wyliczaniu kosztów musimy dokładnie przewidzieć wydatki i na tym etapie planowania zdecydować, na co możemy sobie pozwolić, na czym nam naprawdę zależy, a co jest niezbędne. Na tej podstawie można ustalić koszt zlotu na osobę, który będzie realny. Nie bójmy się tego, że zorganizowanie takiego przedsięwzięcia naprawdę pociąga za sobą spore kwoty, a też nie zawsze na wszystko załatwimy dofinansowanie lub dotację. Pamiętajmy o tym, żeby nie iść w skrajności i wtedy powinno być w porządku.

Dofinansowanie

Napisałem, że wydarzenie na większą skalę wiąże się ze sporymi kwotami. Pytanie czy wpłaty harcerzy mają pokryć wszystkie wydatki? Oczywiście, że nie. Warto skorzystać z różnych dostępnych źródeł. Czy to będzie dotacja z Urzędu Miasta czy z Urzędu Marszałkowskiego czy dofinansowanie z gminy – myślę, że trzeba na początku się zorientować jakie są możliwości. Jeśli wcześniej tego nie robiliście, dobrym rozwiązaniem będzie poradzenie się tych, którzy już te szlaki przetarli. Nawet jeśli mielibyście się spotkać z kimś z innego środowiska i porozmawiać, jak oni robią to u siebie, to myślę, że to może dużo pomóc. A jeszcze prościej by było, jak moglibyście pójść po radę do kogoś w Waszego środowiska.

 

Ja napiszę tu o jednym ogólnym sposobie, który kiedyś dla mnie nie był taki oczywisty.

Jako harcerze prowadzimy nasze działania dotyczące naprawdę wielu dziedzin i czasem sobie nie zdajemy z tego sprawy, że część z nich może się łapać pod działania, które są dofinansowywane przez różne instytucje i podmioty państwowe lub prywatne. Przecież kurs zastępowych jest szkoleniem młodych liderów, a dobrze zrobiona gra terenowa, może być działaniem na rzecz rozwoju wiedzy o kulturze i historii danego regionu. Regularnie są ogłaszane różne konkursy na dofinansowanie projektów, które zrealizują daną potrzebę. Czasem, wystarczy, że opiszemy w odpowiedni (ale uczciwy!) sposób, to co i tak jest w planach na kurs lub na zlotową grę. Wtedy do dostania potrzebnego nam dofinansowania wystarczy już „tylko”, żeby nasz wniosek przeszedł konkurs.

Nie chcę pisać tu o tym, jak składać wniosek o dotację i o wszelkich sprawach technicznych. Chodzi mi o ten prosty fakt – czasem wystarczy dobrze opisać to co robimy w harcerstwie, żeby ktoś zechciał dofinansować nasze działania. Czasem się zdarzy, że musimy dodać coś jeszcze do planu, aby ktoś zainteresował się naszym projektem, ale możliwe, że będzie to też z korzyścią dla nas i urozmaici to szykowane wydarzenie.

Budowanie zespołu kwatermistrzowskiego

Bez zbudowania zespołu, który będzie mógł współpracować daleko się nie zajdzie. Można wziąć dużo na siebie, ale prędzej czy później przyjedzie moment kiedy najzwyczajniej w świecie nie będzie się dało robić dwóch rzeczy jednoczenie lub być w trzech miejscach na raz. To nie jest biwak drużyny czy nawet obóz szczepu. Będziecie potrzebować ludzi, którzy wykonają różne zadania, będą mogli Was zastąpić w części obowiązków, a nawet będą mogli być decyzyjni w pewnych kwestiach. Oczywiście nie zostaniecie wtedy bez roboty, spokojnie. Waszym głównym zadaniem będzie koordynowanie całości, ale najprawdopodobniej część zadań i tak będziecie musieli wykonać sami – choć bezpieczniej jest, żebyście mieli dokładnie zaplanowany podział obowiązków. Kwatermistrz prawdopodobnie będzie zajmował się rozwiązywaniem problemów nagłych i sytuacji, których nie udało się przewidzieć przed zlotem. Dlatego lepiej, żeby nie miał na głowie czegoś, co spokojnie można komuś zlecić.

Poruszyłem kwestie koordynowania całości. Jeśli chcecie, żeby to się powiodło, to musicie pamiętać, że z tym wiążą się dwie sprawy.

Jedna, to wspomniana wyżej, kwestia zbudowania zespołu kwatermistrzowskiego. Tylko, że na tym nie koniec. Potrzebna będzie współpraca. Co z tego, że macie zespół, jak jego członkowie nie będą się ze sobą dogadywać? Nie pociągnę tego tematu bardziej, bo w harcerstwie mamy z tym styczność na każdym kroku, ale miejcie to na uwadze. Nie twórzcie grupy do zadania, gdzie na pewno wynikną kłótnie lub będą bawić się przy tym tak dobrze, że nie wykonają zadania tak jak należy.

Decyzja o odwołaniu

Mam nadzieję, że do tego nie dojdzie, ale jeśli kiedyś zdarzy się Wam sytuacja, w której będziecie rozważać odwołanie jakiegoś większego wydarzenia, to tylko jedno mogę doradzić. Jeżeli to możliwe, to nie zwlekajcie zbyt długo z taką decyzją. Będzie to lepsze w stosunku do uczestników oraz do instytucji i ludzi, z którymi współpracujecie. Wiem, że takie położenie zawsze jest i będzie trudne. Czasem trzeba poczekać i zobaczyć, jak rozwija się sytuacja, ale nie czekajcie zbyt długo.

REFLEKSJE

Duże wydarzenia w trakcie epidemii

Brałem udział w tegorocznym złazie instruktorskim. Współorganizowałem obchody święta naszego szczepu (dla przeszło 100 osób). Oba wydarzenia były skierowane do szerokiego grona uczestników. Oba były przeprowadzone zdalnie. Wiem, jak wyglądało ostatnie TDP, które też nie było w takiej formie jak zazwyczaj, bo drużyny nie mogły spotkać się w jednym miejscu.

 

Chcę powiedzieć, że udowadniamy cały czas przez ostatni rok, że epidemia nas nie zatrzymała i że nawet te spotkania dla dużej ilości osób można przeprowadzić. Dlatego można by pomyśleć w jakiej formule dałoby się przeprowadzić zlot dostosowując go do warunków, bo wiemy, że potrafimy. Aczkolwiek widzę istotny problem – w zlocie chodzi o spotkanie się ludzi, w tym przypadku, członków całego okręgu. Jeśli drużyny nie mogą przyjechać w jedno miejsce to moim zdaniem, nie osiągniemy tego celu, jakim jest spotkanie się. Możliwe, że wydarzenie będzie wartościowe, może nawet uda się poczuć wspólnotę, ale to już nie będzie zlot. Mam głęboką nadzieję, że już coraz bliżej czas, kiedy będzie można organizować zloty i inne wydarzenia na tę skalę na żywo i będziemy mogli zapomnieć o formie zdalnej.

Nie na wszystkim będziecie się znać

Wspomniałem o tym pisząc o dotacji, ale to jest ważna kwestia, dlatego chcę to uogólnić i zwrócić jeszcze raz na to uwagę. Warto korzystać z doświadczenia i sprawdzonych sposobów. Nie tylko przy sprawach finansowych, ale przy wszystkich. Tego nie powinniśmy się bać. Niech ktoś nam doradzi, a my robiąc to samodzielnie i tak się dużo nauczymy. Może też jakieś kwestie rozwiążemy nawet trochę inaczej, ale ten wzór na początek może i nam pomóc.

Kto czuje się na siłach może wiele (lub wszystko) zrobić po swojemu, w nowy sposób i to też jest cenne, bo dobrze jest wprowadzać nowe pomysły i świeżość w coś co zawsze było robione tak samo od lat.

W skrócie – jak najbardziej można korzystać z doświadczenia innych, ale nie trzeba.

Co zrobić lepiej

Gdybym szykował zlot jeszcze raz, rozmowy z bazami noclegowymi zacząłbym jeszcze wcześniej. Co prawda było to z wyprzedzeniem i udało się załatwić co trzeba, ale mimo wszystko, dużo wcześniejsze zagwarantowanie miejsca zakwaterowania, daje więcej możliwości, pod względem zgrywania przygotowań z innymi elementami – przyspiesza i ułatwia.

 

Ja zespół kwatermistrzowski budowałem w trakcie przygotowań – stopniowo. Teraz jak o tym myślę, to zrobiłbym to jeszcze we wstępnej fazie przygotowań i już od początku dzielił pracę pomiędzy ludzi, żeby było więcej współpracy, niż indywidualnych działań.

Podsumowanie

Ja nie przeprowadziłem tego zlotu, więc możliwe, że osoby, które także poza przygotowaniem takiej imprezy, także ją przeprowadziły, miałyby więcej do powiedzenia. Są to moje przemyślenia, więc mam świadomość, że nie każdy chciałby podejść do szykowania zlotu, tak jak ja to opisałem. Każdy, kto będzie szykował takie wydarzenia jak zlot, popełni własne błędy i osiągnie własne sukcesy, ale mam nadzieję, że korzystając z doświadczenia zdobytego przez innych, zrobimy mniej błędów i takie przedsięwzięcie będzie dawało więcej satysfakcji.

Zakończę pewną osobistą myślą – może to kogoś ośmieli do podejmowania nowych zadań. Ja zanim zabrałem się za przygotowania do zlotu, nie miałem doświadczenia w szykowaniu wydarzeń na taką skalę, a kwatermistrzostwo to nie była moja ulubiona część harcerstwa. Czułem niepewność, kiedy zgodziłem się podjąć tego zadania, ale wiedziałem, że chcę się z tym zmierzyć i zdobyć doświadczenie, którego mi brakowało. Chociaż zlot się nie odbył, to wiele przygotowań było już za mną i teraz wiem, że stać mnie na to. To nie jest coś, co może przerastać nasze możliwości. Jest grupa ludzi, którym przychodzi to łatwiej, ale jeśli czyta to ktoś, kto ma jakieś obawy czy podoła, to mogę śmiało powiedzieć: nie przejmuj się i spróbuj. Ja teraz czuje się silniejszy w tych tematach i dużo bardziej doświadczony. Wiem, że wszedłem na kolejny wyższy poziom i teraz będę potrafił przygotować kolejny zlot, a może i coś jeszcze bardziej wymagającego, jeżeli pojawi się taka potrzeba.

Hits: 74

About the Author

Leave a Reply

You may also like these

%d bloggers like this: