Należy pamiętać, iż dokumentacja finansowa jednostki, obejmująca zarówno wszystkie książki w ZiHeR jak i dokumenty księgowe, powinna być prowadzona na bieżąco. Każdy wpływ i wydatek oraz przychód i rozchód wyposażenia powinny być ewidencjonowane możliwie jak najszybciej, nie później niż w ciągu miesiąca od wystąpienia zdarzenia. Znaczy to, że dokumentacja powinna być uzupełniania nie rzadziej niż raz w miesiącu. posiadanie uzupełnionej dokumentacji finansowej jest każdorazowo jednym z warunków uczestnictwa jednostki w HALiZ. Koniec roku jest natomiast momentem na sprawdzenie uzupełnionej dokumentacji, dokonanie ewentualnych poprawek i uzupełnienie ewentualnych braków, oraz na przygotowanie niezbędnych sprawozdań.

Informacje o sposobie i terminach akcji rozliczeń rocznych Zarząd Okręgu podaje drogą służbową w grudniu w roku, którego dotyczy rozliczenie, zaś akcja rozliczeń odbywa się w pierwszej połowie stycznia następnego roku.

Co powinno znaleźć się w dokumentacji rozliczenia rocznego jednostki?

Dokumentacja każdej jednostki powinna zostać przygotowana w oparciu o ARKUSZ ROZLICZENIA ROCZNEGO.

Arkusz pełni rolę zakładek w skoroszycie oraz checklisty komendanta jednostki. Należy go wydrukować, umieścić w skoroszycie lub segregatorze i wpinać odpowiednie dokumenty za właściwymi stronami checklisty (zakładkami), zgodnie z kolejnością na checkliście. W pliku znajdują się również wskazówki dotyczące przygotowywania i układania poszczególnych dokumentów, z którymi należy się zapoznać i których należy przestrzegać przygotowując rozliczenie.

W trakcie prowadzenia dokumentacji finansowej i sprzętowej potrzebne są w określonych sytuacjach dokumenty wystawiane przez komendanta lub kwatermistrza. Należy korzystać wyłącznie z aktualnych wzorów okręgu. Aktualne wzory druków okręgu oraz inne przydatne w przy rozliczeniach pliki (instrukcje, poradniki) dostępne są na dysku dla osób zalogowanych w domenie ZHR TUTAJ. 

Zgodnie z arkuszem rozliczenia rocznego, do w rozliczeniu znaleźć się powinno:

cz. I Sprawozdania

• Raport: sprawozdanie finansowe z protokołem inw. kasy (ziher)
• Raport: sprawozdanie finansowe 1% (ziher)
• Raport: sprawozdanie finansowe dla dotacji (ziher)
• Sprawozdanie merytoryczne 1% (zachodni.zhr.pl)
• Kserokopia faktur wykorzystanych przy rozliczeniu 1%
• Książka inwentarzowa za dany rok (ziher)
• Protokół inwentaryzacji (arkusz spisu z natury) (zachodni.zhr.pl)

cz. II Książki

• Wydruk książki bankowej
• Wydruk książki finansowej*

*Jednostki Okręgu Północno-Zachodniego domyślnie NIE prowadzą książek finansowych (gotówkowych). W razie uzasadnionej potrzeby obrotu gotówką należy zwrócić się z wnioskiem o zgodę oraz wydanie bloczka KP do Zarządu Okręgu. Równocześnie na potrzeby rozliczenia rocznego każda jednostka drukuje pusty arkusz książki finansowej.

cz. III Wyciąg bankowy

• Wydruk wyciągów bankowych

Wydruk wyciągów bankowych ma obejmować 12 wydruków, po jednym za każdy pełny miesiąc i ma być ułożony od stycznia do grudnia oraz ponumerowany zgodnie z numeracją książki bankowej.

cz. IV Dokumentacja źródłowa KF*

• Wszystkie faktury, rachunki, KP, KW i inne dokumenty potwierdzające operacje finansowe

*Jednostki Okręgu Północno-Zachodniego domyślnie NIE prowadzą książek finansowych (gotówkowych). W razie uzasadnionej potrzeby obrotu gotówką należy zwrócić się z wnioskiem o zgodę oraz wydanie bloczka KP do Zarządu Okręgu. Równocześnie na potrzeby rozliczenia rocznego każda jednostka drukuje pustą zakładkę dokumentacji źródłowej KF.

cz. V Dokumentacja źródłowa KB

• Wszystkie faktury, rachunki, KP, KW i inne dokumenty potwierdzające operacje finansowe